آقای دکتر احسان کمالی عضو هیئت علمی دانشگاه، علاوه بر تدریس در دانشگاه، مشاور در شرکت‌های خصوصی و دولتی و سابقه مدیریت مالی در شرکت‌های بزرگ تولیدی، در چند پروژه ERP داخلی و خارجی، در سطح مدیر پروژه یا مشاور درگیر بوده‌اند و در این مقاله نکات مهمی را پیرامون استقرار ERP در شرکت‌های ایرانی مطرح می‌نمایند.
چگونه در پروژه‌های پیاده‌سازی ERP پیش بازنده نباشیم؟
بسیاری از افرادی که درگیر پروژه‌های ERP هستند یا در حال ارزیابی ورود به چنین پروژه‌هایی می‌باشند، بیش از هر چیز نگران اعداد و آماری هستند که در خصوص میزان درصد شکست چنین پروژه‌هایی می‌شنوند، اما این سوال مطرح می‌شود که شکستERP به چه معناست و دلایل چنین شکست‌هایی چیست؟
در پاسخ سوال فوق می‌توان به دو جنبه مختلف از شکست اشاره نمود، اول زمانی است که اساسا پروژهERP در مرحله اجرا به مشکلات جدی برخورد کرده و اختلالات جدی در روند فعالیت‌های سازمانی ایجاد می‌کند و در نهایت نیز سازمان تصمیم به کنارگذاشتن آن می‌گیرد. دوم زمانی است که پروژه علیرغم اجرا و نبود مشکل جدی در این فاز، در مرحله استفاده و بکارگیری نمی‌تواند انتظارات را پاسخ دهد و یا در حالت دیگر ارزش اقتصادی پروژه مثبت نیست، یعنی هزینه‌های انجام آن نسبت به صرفه جویی‌های انجام شده فزونی دارد.
آنچه مشخص است این است که با بررسی بسیاری از پروژه‌های شکست خورده ERP به این نتیجه خواهیم رسید که حتی قبل از فاز پیاده‌سازی، شکست پروژه قابل پیش بینی بوده و اساسا ورود سازمان بدین شکل به آن اشتباهی بزرگ بوده است. موسسات مختلف فعال در زمینه سیستم‌های اطلاعاتی دلایل مختلفی را جهت شکست پروژه‌هایERP مطرح نموده‌اند که در ادامه به برخی از مهم‌ترین مواردی که مربوط به مرحله قبل از پیاده‌سازی بوده و حاصل تجربیات مختصر نگارنده در ایران می‌باشد، پرداخته خواهد شد.
۱- آیا نیاز به ERP داریم؟
قبل از هر اقدامی باید این اطمینان را پیدا کنیم که سازمان ما در حال حاضر مشکلاتی دارد که راه حل آنERP است. اگر این اطمینان را نداشته باشیم با کوچکترین مشکل در مسیر پیاده‌سازی دچار سرخوردگی و یأس خواهیم شد. در مقابل اگر این اطمینان در سازمان ایجاد شده باشد که به علت گستردگی، تنوع فعالیت‌ها، افزایش ضایعات و اتلاف‌ها، عدم استفاده بهینه از دارایی‌ها، افزایش حجم موجودی‌های راکد انبار، نیاز به کنترل و بودجه بندی دقیق نقدینگی، استفاده بهینه از ظرفیت ماشین‌آلات، محاسبه دقیق بهای تمام شده، نیاز به گزارشات دقیق و به موقع مدیریتی و بسیاری دلایل دیگر، چاره‌ای جز یکپارچه‌سازی فرآیندها و سیستم‌های اطلاعاتی سازمان و در نتیجه پیاده‌سازی یک ERP مناسب نیست، آنگاه با قدم‌هایی استوار گام در مراحل بعدی خواهیم گذاشت.
بدون شک این را باید پذیرفت که پیاده‌سازی ERP مانند قدم گذاشتن در یک جاده سنگلاخی و پر از خطرات پیش‌بینی نشده است، پس تنها کسانی می‌توانند این راه را به پایان برسانند که علاوه بر داشتن امکانات کافی، دلیل محکمی برای نیاز به استقرار یک نرم‌افزار ERP داشته باشند.
بسیاری از موارد شکست پروژه به دلیل این است که افراد درگیر در پروژه فلسفه و نیاز ERP را درک نکرده‌اند و به آن به عنوان یک کالای لوکس می‌نگرند که توسط بخش خاصی از سازمان و مدیریت به آنها تحمیل شده و فقط دردسرهای آنها را اضافه کرده است. این احساس بیشتر در سازمان‌هایی وجود دارد که سال‌های قابل توجهی از عمر آنها می‌گذرد و برخی از کارکنان کلیدی، سابقه قابل توجهی در پست‌های خود دارند.
بنابراین اولین گام در مسیر ERP انجام یک عارضه‌یابی دقیق سازمانی با مشارکت خود کارکنان است، بگونه‌ای که این احساس ایجاد نشود که قرار است از کار آنها ایراد گرفته شود، بلکه صرفا به دنبال زمینه‌های بهبود هستیم. به احتمال زیاد به این نتیجه خواهیم رسید که علت ایجاد بسیاری از مشکلات جزیره‌ای عمل کردن و عدم یکپارچگی اطلاعات در سطوح سازمانی است. در این هنگام است که می‌توان برای اولین بار نام ERP را به عنوان یکی از راه حل‌های احتمالی مشکلات روی میز گذاشت.
۲- ایجاد آمادگی لازم در سازمان
یک ضرب المثل معروف انگلیسی می‌گوید اگر سه روز برای قطع یک درخت زمان دارید، دو روز اول را به تیز کردن تبرتان بپردازید. بدون شک یکی از مهم‌ترین دلایل فرسایش پروژه‌هایERP همین نبود آمادگی‌های اولیه در سازمان است. سازمانی که تاکنون یک مدیریت سنتی با استفاده از سیستم‌های جزیره‌ای و فرآیند‌های غیر استاندارد و پراکنده داشته است و نیروی انسانی آن نیز عمدتا مهارت‌های لازم اولیه را در زمینه IT ندارند، نمی‌تواند به یکباره درگیر پیاده‌سازی ERP شود.
بعد از فاز عارضه‌یابی و قبل از درگیر شدن در چنین پروژه‌هایی که مستلزم دقت و هزینه زیاد است، ابتدا باید فرهنگ سازمانی اصلاح شده و منابع انسانی تجهیز شود. استفاده از مشاوران و مدرسان با تجربه در حوزه‌های مختلف به سازمان کمک خواهد کرد تا ضمن ارزیابی وضعیت فعلی نیروی انسانی، پیشنهادات لازم را در زمینه نیازهای آموزشی کارکنان مربوط به شغلشان در فاز پیاده‌سازی نرم‌افزار و بعد از آن به شما ارائه کنند. این مرحله به شما کمک خواهد کرد با کارکنانی که علاوه بر آمادگی ذهنی(حاصل مرحله قبل) آمادگی روانی مناسبی نیز دارند، وارد فاز پیاده‌سازی شوید، در غیر این صورت پروژه قبل از شروع محکوم به شکست خواهد بود.
۳-فاز مهندسی و بهبود فرایندهای سازمانی
این فاز مهم‌ترین مرحله در پیاده‌سازی ERP است. حتی اگر تا همین جا هم خوب پیش برویم و حتی وارد فاز نرم‌افزار نشویم، مطمئنا اثرات بهبود را حس خواهیم کرد. مشکل بسیاری از سازمان‌ها عادت به فرایندهای قدیمی است که بسیاری از آنها معمولا در زمانی ایجاد شده‌اند که حجم عملیات از گستردگی و تنوع کمتری برخوردار بوده و به تدریج با رشد سازمان فرایندهای جدید و موازی اضافه شده‌اند. مطمئنا یکبار مرور مجدد تمامی فرایند‌ها و استاندارد نمودن آنها بر اساس یک معیار معتبر(مانند APQC) باعث خواهد شد بسیاری از موازی کاری ها و ضعف‌های کنترل داخلی که زمینه سوء استفاده را فراهم می‌کنند، نمایان شود. تفاوت عمده سیستم‌های ERP با MIS در قابلیت برنامه ریزی و مدیریت نمودن فرایندهای سازمانی است. در یک مثال ساده می‌توان گفت پیاده‌سازی یک ERP در سازمان مانند درگیر نمودن دو چرخ دنده در حال گردش با یکدیگر است، اگر این چرخ دنده‌ها از لحاظ جنس و اندازه دندانه‌ها، سرعت گردش و ... با یکدیگر تطبیق نداشته باشند، امکان شکستن آنها و مختل شدن فعالیت سازمان بسیار زیاد است. بنابراین در صورتی که قبل از فاز پیاده‌سازی نسبت اصلاح و استاندارد سازی فرایند‌ها اقدام کرده باشیم، می‌توانیم این اطمینان نسبی را کسب کنیم که حداقل سرعت گردش آنها تا حدی تنظیم شده است.
۴- انتخاب نرم‌افزار ERP
علاوه بر سرعت چرخ دنده‌ها که بوسیله اصلاح فرآیندها تنظیم و استاندارد سازی می‌شود، باید جنس و اندازه آنها نیز مناسب باشد. به عبارت دیگر نرم‌افزار مناسب با سازمان تهیه شود. این مرحله از دو جنبه بسیار حائز اهمیت است. اول از لحاظ تطبیق ویژگی‌های نرم‌افزار با نیازهای سازمان و دوم از لحاظ هزینه‌های مرتبط با خرید لایسنس، استقرار، آموزش و غیره.
در این میان یک مسئله مهم، انتخاب بین ERP های خارجی یا داخلی است. در گذشته انتخاب‌ها محدود به نرمافزارهای تهیه شده در خارج از کشور بود. بسیاری از این نرم‌افزارها علیرغم داشتن امکانات بسیار خوب و کامل بودن برای بکارگیری در ایران دارای مشکلاتی بودند که در ادامه به آنها مختصرا اشاره می‌شود:
- پروژه‌هایERP تنها نصب نرم‌افزار نیستند بلکه مرحله استقرار به مراتب اهمیت بیشتری دارد. به همین جهت از عنوان پیاده‌سازی برای آن استفاده می‌گردد. بسیاری ازERP های خارجی دارای نمایندگی رسمی در ایران نیستند و پیاده‌سازی توسط شرکت‌ها و افراد متفرقه انجام می‌پذیرد که به علت عدم ارتباط رسمی با شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار، در نتیجه عدم امکان ایجاد تغییرات احتمالی مورد نیاز بصورت استاندارد قادر به بر طرف نمودن مشکلات احتمالی در موقع اجرا نخواهند بود. علاوه بر این امکان پشتیبانی بلند مدت نیز از مواردی است که به سادگی نمی‌توان از کنار آن گذشت.
- نرمافزارهای خارجی قابل قبول معمولا برای شرکت‌های بزرگ چند ملیتی طراحی شده‌اند و امکانات آنها نیز بسیار زیاد است ولی در مقابل قیمت لایسنس آنها نیز بسیار بالاست، البته بدیهی است که ریسک استفاده از نرمافزارهای ERP با لایسنس غیر اصلی نیز بسیار زیاد بوده و عملا با ریسک از دست دادن کل اطلاعات شرکت برابری می‌کند. پس عامل هزینه در انتخاب بینERP های داخلی و خارجی تعیین کننده است.
- میزان هماهنگی با محیط فعالیت اقتصادی ایران بخصوص در مورد ماژول‌های مدیریت منابع مالی مانند خزانه داری، سیستم چک و بانک، حقوق و دستمزد و الزامات مالیاتی نیز یکی از نکاتی است که در انتخاب نرمافزارهای غیر ایرانی باید به دقت مورد بررسی قرار گیرد.
البته در مورد نرمافزارهای ایرانی نیز باید توجه نمود آیا اساسا نرم‌افزار مربوطه یک ERP واقعی است یا فقط اسم آن را یدک می‌کشد. متاسفانه در بازار داخلی مشاهده می‌گردد که بسیاری از سیستم‌های موجود عملا یکMIS (سیستم اطلاعات مدیریت) هستند تا ERP ، ولی با عنوان دومی عرضه می‌گردند. اگر بخواهیم مرز بین ERP و MIS را بصورت ساده بیان نماییم، می‌توان گفت سیستم‌هایERP باید قابلیت برنامه‌ریزی منابع تولیدی (MRP و MRPII) را حتما دارا باشند، یعنی حتی صرف وجود یک ماژول مدیریت تولید که اطلاعات مربوط به تولید را جمع آوری می‌کند، کفایت نمی‌کند. بلکه آنچه مهم است قابلیت برنامه‌ریزی (Planning) منابع سازمان از جمله برنامه‌ریزی احتیاجات مواد (MRP) و مدیریت موجودی، برنامه‌ریزی منابع انسانی و برنامه‌ریزی ظرفیت با توجه به میزان فروش و تولید پیش بینی شده است، اگر این قابلیت‌ها در نرم‌افزار وجود نداشته باشد، در بهترین حالت با یک MIS روبرو هستیم و نه ERP. پس لازم است به همین نسبت نیز هزینه کنیم و انتظار داشته باشیم.
پس در انتخاب نرم‌افزار باید حتما مواردی مانند لایسنس از مرجع اصلی، خدمات پشتیبانی، تخصص و تسلط تیم استقرار و آموزش، کامل بودن امکانات، قابلیت تغییرات استاندارد، تطبیق با محیط ایران، تطبیق با اندازه سازمان و ... را در نظر داشت.