استقرار ERP بهکو در سازمان و ضرورت متدولوژی آن
متدولوژی استقرار بهکو چارچوبی ساختار یافته و مرحله بندی شده برای پیاده سازی نرم افزار جامع سازمانی بهکو است. این روش تضمین می کند که روند اجرای سیستم قابل کنترل، قابل پیش بینی و منطبق با فرآیندهای واقعی کسب و کار پیش برود. در پروژه های نرم افزاری، سیستم به تنهایی عامل موفقیت نیست؛ بلکه نحوه آموزش، تطبیق با فرآیندها و مدیریت تغییر تعیین کننده میزان بهره برداری واقعی سازمان خواهد بود. در این مسیر استقرار ERP بهکو (Behko) در سازمان اهمیت بالایی دارد. نبود چارچوب مشخص معمولا منجر به چالش هایی مانند مقاومت کاربران، پیاده سازی ناقص، دوباره کاری و افزایش هزینه ها می شود. بنابراین داشتن متدولوژی دقیق یک ضرورت حیاتی است.
متدولوژی استقرار ERP بهکو
متدولوژی استقرار ERP Behko حاصل بیش از دو دهه تجربه عملی در پیاده سازی سامانه های جامع در سازمان های بزرگ، چند شرکتی و هلدینگی است. این ساختار توسط واحد مدیریت پروژه تدوین شده و مبتنی بر استانداردهای مدیریت پروژه و واقعیت های اجرایی سازمان های ایرانی می باشد. ویژگی مهم این ساختار، انعطاف پذیری در عین ساختارمندی است؛ به این معنا که چارچوب کلی برای تمام پروژه ها یکسان است، اما جزئیات اجرایی متناسب با صنعت، اندازه سازمان و ماژول های انتخابی، شخصی سازی می شود. استفاده از این چارچوب دقیق باعث می شود تا تمامی مراحل با شفافیت پیش بروند و ریسک های پروژه کاهش یابند.
فازهای اصلی اجرایی پروژه
فازهای اجرایی شامل پنج مرحله اصلی است که برای هر ماژول قابلیت تکرار دارند. این مراحل به صورت رسمی و مستند در ساختار اجرایی تعریف شده اند تا مسیر انجام کار با نهایت دقت پیش برود. شروع کار با آماده سازی پروژه همراه است و پس از آن مهندسی فرآیندها صورت می گیرد. در قدم بعدی آماده سازی نهایی انجام می شود تا سیستم برای استفاده کامل کاربران آماده گردد. سپس راه اندازی نهایی و در نهایت مراحل پشتیبانی و مراقبت در دستور کار مجموعه قرار می گیرد. این فازهای کلیدی و ساختار یافته در فرآیند استقرار عبارتند از:
مزایای کلیدی در پیاده سازی ساختار یافته نرم افزار ERP
استفاده از چارچوب های استاندارد اجرایی، نتایج ملموس و قابل اندازه گیری فراوانی برای سازمان ها به همراه دارد. با به کارگیری این رویکرد اصولی، مجموعه ها می توانند از پیاده سازی دقیق سیستم های جامع خود اطمینان حاصل کنند و مسیر توسعه را با اطمینان بیشتری طی نمایند. این روش اصولی باعث می شود تمامی مراحل شفاف باشند و موانع موجود به سرعت شناسایی و رفع شوند. دستاوردهای مهم و مزایای کلیدی استفاده از این ساختار استاندارد شامل موارد زیر است:
- کاهش ریسک شکست پروژه ERP
- شفافیت کامل در مراحل، مسئولیت ها و خروجی ها
- افزایش پذیرش سیستم توسط کاربران
- تطبیق واقعی نرم افزار با فرآیندهای سازمان
- امکان کنترل زمان، هزینه و کیفیت پروژه
- قابلیت استقرار موفق در سازمان های هلدینگی و چند شرکتی
- مستندسازی کامل برای توسعه های آتی
چالش های پس از پیاده سازی و نیاز به ممیزی
بسیاری از سازمان ها سال هاست از سیستم های یکپارچه استفاده می کنند، اما با گذشت زمان و تغییر شرایط کسب و کار، با چالش هایی روبرو می شوند که معمولا به صورت تدریجی شکل می گیرد و در ابتدا به درستی دیده نمی شود. این مشکلات پنهان باعث می شوند تا سازمان از ارزش افزوده واقعی نرم افزار محروم بماند و سیستم کارایی لازم برای پیشبرد اهداف را نداشته باشد. چالش های مهمی که مدیران با آن ها مواجه هستند عبارتند از:
استفاده ناقص یا حداقلی از قابلیت های سیستم
نرم افزار صرفا به عنوان ابزار ثبت اطلاعات استفاده می شود و قابلیت های کنترلی بلااستفاده می ماند.
عدم بهره برداری از امکانات جدید سیستم
قابلیت های جدید نسخه های به روزرسانی شده به دلیل نبود ممیزی دوره ای فعال نمی شوند.
عدم تطابق سیستم با فرآیندهای فعلی و رشد سازمان
فرآیندهای اولیه با ساختار فعلی، توسعه فعالیت ها یا هلدینگی شدن هم خوانی ندارند.
وابستگی شدید به افراد کلیدی
دانش عملیاتی در ذهن چند کاربر خاص متمرکز می شود که ریسک عملیاتی و مدیریتی را افزایش می دهد.
کاهش بهره وری و تضعیف کنترل های مدیریتی
مدیران دید دقیق نسبت به وضعیت سازمان ندارند و تصمیم گیری ها با تاخیر انجام می شود.
نارضایتی کاربران و بازگشت به روش های غیر سیستمی
استفاده از فایل های اکسل، ثبت های موازی و دور زدن سیستم به مرور زمان افزایش پیدا می کند.
خدمات ممیزی و استقرار مجدد
خدمات ممیزی و پیاده سازی مجدد به صورت تخصصی برای سازمان هایی ارائه می شود که از زمان راه اندازی اولیه سیستم آن ها گذشته و نرم افزار در خدمت اهداف مدیریتی قرار نگرفته است. در این خدمات، وضعیت صرفا از منظر فنی بررسی نمی شود، بلکه سیستم، فرآیند، کاربران و نحوه بهره برداری به صورت یکپارچه ارزیابی می گردد. تمامی این خدمات به گونه ای طراحی شده اند که حداقل اختلال در عملیات روزمره ایجاد شود و بیشترین ارزش افزوده مدیریتی فراهم گردد. این خدمات شامل مراحل و خروجی های زیر است:
جهت دریافت اطلاعات بیشتر در مورد استقرار نرم افزار ERP بهکو با ما تماس بگیرید.
قیمت خدمات و عوامل موثر بر آن
محاسبه قیمت خدمات اجرایی بر اساس نفر ساعت واقعی پروژه انجام می شود. این مدل قیمت گذاری باعث می شود سازمان ها دقیقا متناسب با نیاز واقعی خود هزینه پرداخت کنند و از پرداخت هزینه های غیر ضروری در طول مسیر جلوگیری شود. این رویکرد اصولی به مدیران کمک می کند تا بودجه بندی دقیقی برای پیاده سازی سیستم یکپارچه خود داشته باشند و شفافیت مالی بالایی در قراردادها ایجاد گردد. نفر ساعت مورد نیاز برای محاسبه هزینه ها با توجه به عوامل کلیدی زیر تعیین می گردد:
- تعداد و نوع ماژول های ERP
- حجم و پیچیدگی فرآیندهای سازمان
- تک شرکتی یا هلدینگی بودن ساختار
- تعداد کاربران و نقش های سازمانی
- میزان نیاز به مهندسی یا بهبود فرآیند
قیمت خدمات و عوامل موثر بر آن
درخواست خدمات ممیزی و ارزیابی برای سازمان هایی که به دنبال بهره وری بیشتر هستند اهمیت زیادی دارد. ارزیابی تخصصی به مدیران کمک می کند تا نقاط ضعف سیستم فعلی خود را شناسایی کرده و راهکارهای مناسبی برای رفع آن ها پیدا کنند. این فرآیند باعث می شود تا سرمایه گذاری انجام شده روی نرم افزارهای سازمانی بیشترین بازدهی را داشته باشد و مسیر توسعه با اطمینان بالاتری طی شود. کارشناسان بهکو (Behko) آماده اند تا مناسب ترین خدمات بهینه سازی را پیشنهاد دهند، به خصوص اگر با موارد زیر مواجه هستید:
- از گذشت زمان از استقرار سیستم در سازمان شما می گذرد و در خدمت اهداف مدیریتی قرار نگرفته است.
- عملکرد فعلی سیستم با سطح انتظارات مدیریتی، کنترلی و تحلیلی سازمان هم خوانی کامل ندارد.
- نیاز به بازنگری، بهینه سازی یا استانداردسازی فرآیندهای سازمانی در مجموعه شما احساس می شود.
- ساختار سازمان شما توسعه یافته، چند شرکتی یا هلدینگی شده و راه اندازی فعلی پاسخگوی این تغییرات نیست.
- گزارش ها و کنترل های مدیریتی مورد انتظار، به صورت دقیق، به موقع و قابل اتکا در دسترس نیستند.
درخواست مشاوره
"*" indicates required fields
