اردوان غفاری مدیرعامل شرکت بهکو در گفت و گو با دنیای اقتصاد :
استقرار ERP ؛ ایجاد یک تغییر بزرگ
خرد و دانایی سازمانی ، محصول اطلاعات با کیفیت است .
دنیای اقتصاد: شرکت بهکو در سال ۱۳۸2 تأسیس شد و در دو سال اول فعالیت خود در حوزه مشاوره مدیریت فعالیت کرد. اما عدم وجود نرم افزار مناسب برای استقرار نظام ERP در سازمانهای داخلی مؤسسان این شرکت را به فکر طراحی و پیاده سازی نرم افزاری شایسته شرکتها و سازمانهای داخل کشور انداخت تا با تکیه بر دانش بومی و داخلی و الگوگیری از محصولات موفق خارجی امکان تولید و استقرار این نظام جامع مدیریت را درکشور فراهم سازند .گفت و گوى ما با مهندس اردوان غفارى مديرعامل شركت بهكو از لزوم حركت شركت ها و سازمان هاى كشور به سمت نظام ERP حكايت مى كند .
تعريف شما از ERP چيست؟
ERP يک نرم افزار جامع و ماژولار است كه سازمان ها به كمک آن منابع خود را مديريت می کنند. نرم افزاری فرآيندگرا كه بر مبناى بهترين فرآيندهاى آزموده شده در صنايع مختلف طراحى شده كه ضمن ايجاد يكپارچگی اطلاعاتی بين همه فرآيندهاى سازمان، تعامل بين آنها را مديريت كرده و اطلاعات پالايش شده و صحيح را جهت اتخاذ تصميمات صحيح به مديران ارائه مى دهد.
چرا سازمانها به ERP احتياج دارند؟
هدف اصلى سازمان هاى انتفاعى كسب سود و سازمان هاى غير انتفاعى كسب رضايت طرف ها و مخاطبين خود است. براى كسب سود بيشتر و افزايش رضايت ذينفعان، مديران سازمانها به طور مستمر به دنبال راهكارهايى جهت چابک سازى سازمان و افزايش كارآيى و اثربخشى فعاليت ها هستند و براى نيل به اين هدف نياز به ابزار و نظامى قدرتمند دارند.ERP یک ابزار و نظام قدرتمند است كه داده هاى ورودى را در فرآيندهاى مختلف دريافت نموده، پردازش مى نمايد. اطلاعات پردازش شده يا فرآورى شده را به فرآيند بعدى انتقال مى دهد. مانند يک سيستم عصبى براى سازمان عمل مى كند كه به طور مداوم داده ها درآن درحال گردش بوده و خوراک اطلاعاتى لازم براى ذينفعان و تصميم گيرندگان را فراهم مى سازد.ERP ابزاریست كه نظم و یکپارچگی را با كمترين دخالت كاربر و با سرعت و دقت بالا در سازمان حاكم مى كند و درسطح بلوغ يافته امكان تحليل و پیش بينى وضعيت عملكرد سازمان درسناريوهاى مختلف را براى مديران امكان پذيرمى نمايد.
تفاوت ERP با MIS چيست؟
مأموريت اصلى سيستم هاى MIS يا اطلاعات مديريت، جمع آورى وگردش اطلاعات در يک بستر يكپارچه مى باشد كه مى تواند مكانيزه باشد يا دستى. اما ERP يک سيستم مكانيزه يا نرم افزارى مى باشد كه علاوه بر مأموريت جمع آورى و گردش اطلاعات در يک بستر يكپارچه، مأموريت تبديل وظيفه محورى در سازمان به فرآيند محورى را با هدف بهبود كارآيى و اثر بخشى كل سازمان دارد. به همين دليل است كه مهندسى مجدد (BPR) يا بهبود فرايندها (BPI) جزيى لاينفک از يک پروژه به شمار مى رود ، چرا كه قبل از استقرار نرم افزار بايد فرآيندهاى سازمان شناسايى شده و بهبود يابند وپس از آن نرم افزار بر مبناى فرآيندهاى بهبود يافته استقرار يابد. به تعبيرى ديگر مى توان گفت نرم افزار ERPتكامل يافته يا نسل جديد نرم افزارهاى MISبا رويكرد فرآيندى و بهبود فرآينديست.
اجراى يک پروژه ERP چه مدت طول مى كشد؟
مدت زمان استقرار يکERP در سازمانها به عوامل متعددى بستگى دارد، ازجمله حجم سازمان، ميزان پیچیدگی فرآيندها، درجه بلوغ سازمان از جهت فرهنگى برای پذیرش سيستم هاى فرآيندگرا و يكپارچه، درجه حمايت مديران، وجود و صحت داده هاى پايه اوليه و تسلط تيم استقراردهنده. به طور متوسط و تقريبى مى توان گفت كه استقرار يک ERP بين ٨ تا ٢٠ ماه به طول مى انجامد. هرچقدر شرايط استقرارERP بيشتر فراهم باشد زمان استقرار كمتر خواهد بود. البته ذكر اين نكته ضرورى است كه پس از استقرار كامل يکERP نمى توان بلافاصله شاهد اثرات مثبت آن در سازمان بود. لمس كردن اثرات مطلوب و واقعىERP حداقل به ٢٣ تا 36 ماه زمان نياز دارد.
هرجا صحبت از ERP مى شود، كلمه ريسک هم مطرح مى شود. چه چيزهايى ريسک پروژه هاى ERP هستند؟
به طوركلى هر پروژه اى كه در سازمان به دنبال ايجاد تغييرى باشد همراه با ريسک است، يعنى عواملى وجود دارند كه ممكن است باعث موفقيت و يا شكست آن شوند. استقرار ERP ايجاد يك تغيير بزرگ در سازمان است. تغييرى كه همه حوزه هاى فرآيندى را تحت پوشش قرار مى دهد و كمتر پروژه اى به اندازه پروژه هاى ERP وسعت وگستردگى دارد. پروژه ERP كل فرآيندهاى عملياتى و اطلاعاتى سازمان را جهت بهبود دستكارى مى كند، به علاوه ابزارهاى نرم افزارى قديمى را هم از كاربران مى گيرد و ابزارهاى جديدى به آنها مى دهد. انسان نيز به طور ذاتى با هر درجه تحصيلاتى و در هر موقعيت سازمانى در برابر تغيير مقاومت دارد. از ريسک هاى مهم پروژه هاىERP مى توان به مقاومت كاركنان در مقابل تغيير و عدم چاره انديشى براى كاهش اثرات اين مقاومتها، عدم حمايت جدى مديران و ايجاد تزلزل در آنها در مواجهه با مشكلات در طول استقرار، عدم پيش بينى صحيح و كامل هزينه هاى مستقيم و غير مستقيم استقرار قبل از شروع، عـدم تناسب ERP انتخاب شده با فرآيندهاى كسب و كـار سازمان، عـدم بكارگيرى تيم استقرار قـوى چه از طرف سازمـان و چه طـرف
تأمين كنندهERP ، عدم آموزش كافى كاربران و عدم صرف وقت توسط مديران به عنوان صاحبان فرآيندها اشاره كرد. به عقيده بنده ريسكهاى پروژه هاى ERP مسائل پيچيده و غير قابل پيش بينى نيستند و اگر مدیران از مرحله تصمیم گیری براى استقرارERP تا مرحله انتخاب تأمین کننده و شروع استقرار به نکات مهم اشاره شده توجه داشته باشند ، ریسک شکست پروژه بسیار بسیار پایین خواهد بود .
اگر استقرار ERP را يک سرمايه گذارى بدانيم، بازگشت سرمايه آن چگونه اتفاق خواهد افتاد؟
همانطوركه قبلاً اشاره كردمERP نظم و يكپارچگی فرآيندى و اطلاعاتى در سازمان ايجاد مى كند، فرآيندها و روش هاى انجام كارها را بهبود مى بخشد و اطلاعات و شاخص هاى كليدى عملكرد سازمان را به موقع در اختيار مديران قرار مى دهد. طبيعى است كه وقتى اين سطح بهبود در سازمان ايجاد گردد كارها با بهره وری بالاتر و صرف هزينه كمتر انجام مى شود، رضايت مشترى در اثر چابکی سازمان در پاسخ به درخواست هاى آنان و تحويل به موقع بالاتر مى رود، كيفيت خدمات و محصولات بيشتر تحت كنترل قرار مى گيرد و همه اينها منجر به ايجاد سودآورى بيشتر براى سازمان خواهند شد.
ERP هاى داخلى در مقايسه با محصولات مشابه خارجى را چگونه ارزيابى و مقايسه مى كنيد؟
بدون شك بايد گفت كه كيفيت ERP های مطرح و معروف خارجى در حد بسيار بالاترى ازERP هاى داخلى است، چرا كه به لحاظ گستردگى بازار و وجود قوانين حمايتى درکشورهايى كه اينگونه محصولات توليد میشود، سرمايه گذارى بسيار زيادی روى توليد اين محصولات می شود كه طبيعتاً منجر به توليد محصولات با كيفيت و با جامعيت بالاترى مى شود . به همين ميزان بالاتر بودن كيفيت، بلكه چند برابر، قيمت اين محصولات نيز بالاتر از محصولات داخلى است. بخصوص با افزايش برابرى ارزهاى خارجى نسبت به ريال ، بهاى تمام شدهERP هاى خارجى بسيار بالا خواهد بود. علاوه برهزينه اوليه خريد لايسنس و استقرار، هزينه هاى پشتيبانى نيز بخش مهمى ازهزينه ها مى باشد كه بصورت ساليانه و با ارزهاى خارجى محاسبه مى شود، ضمن اينكه به دليل برطرف نشدن تحريم هاى اقتصادى، شركت هاى ارائه دهنده اين محصولات به صورت مستقيم خدمات پشتيبانى را به شركت هاى ايرانى ارائه نمى دهند كه اين نكته يكى از ريسك هاى مهم استقرار آنها مى باشد. نكته ديگر اينكه متأسفانه به دلايل متعدد كه در حوصله اين مصاحبه نيست، تعداد زيادى از پروژه هاى استقرار ERP خارجى در ايران با شكست مواجه شده اند که يكى از عمده دلايل آن منطبق نبودن بسيارى از ماژول هاى مهم اين پكيج هاى نرم افزارى با شرايط و قوانين مالى، مالياتى و حقوق و دستمزد ايران است .
در پايان كمى از شركت بهكو بگوييد. شركت شما از چه سالى وارد حوزه فناورى اطلاعات شد ؟
شركت بهكو در سال ١٣٨٢ تأسيس شد و در دو سال اول در حوزه مشاوره مديريت فعاليت مى كرد. با در نظر گرفتن اين نكته كه در اكثر مباحث مشاوره اى و بهبود، ما نياز به چرخه اطلاعات و ابزار جهت نهادينه كردن تغيير در سازمان ها داشتيم، همچنين عدم وجود نرم افزار ERP داخلى به جز چند شركت داخلى انگشت شماركه آنها هم عمدتاً نرم افزار يكپارچه MIS داشتند، و البته تجربه مؤسسين درحوزه بهبود و مشاوره، استقرارERP هاى خارجى و توليد نرم افزارهاي MIS، ما را بر آن داشت تا مسير شركت را به سوى طراحى و توليد يك نرم افزارERP داخلى با تكيه بر دانش بومى و داخلى هدايت نماييم كه به لطف الهى و تلاش بى وقفه و شبانه روزى همكاران خود توانستيم به اهداف خود برسيم و افتخار داريم كه محصول ما در چندين شركت جايگزين ERP هاى خارجى شده است.
